Datenschutzhinweise

vergabequadrat.de · Veranstaltungen, Online-Anmeldung und Newsletter

Stand: 02.10.2026

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Diese Hinweise erläutern die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung von vergabequadrat.de, bei der Organisation der dort angebotenen Veranstaltungen und beim freiwilligen Newsletter. Ergänzende Hinweise einer einzelnen Veranstaltung finden Sie bei deren Anmeldung.

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlich für diese Webseite und die hier beschriebene Datenverarbeitung ist:
Dr. Hans Renner
c/o Hochschule des Bundes für öffentliche Verwaltung - Fachbereich Bundeswehrverwaltung
Seckenheimer Landstraße 10
68163 Mannheim
Telefon: +49 621 4295 4480
E-Mail: beschaffertagung@hsbund-fbbwv.de

An diese Kontaktadresse können Sie auch Fragen zum Datenschutz und Anträge zur Ausübung Ihrer Rechte richten.

2. Aufruf der Webseite und notwendige Cookies

Beim Seitenaufruf werden die für die Verbindung erforderlichen technischen Angaben verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Adresse und vom Browser übermittelte Informationen. Dies dient der Auslieferung der Webseite, der Fehlerbehebung und dem Schutz vor Missbrauch. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt im sicheren und zuverlässigen Betrieb des Angebots. Der vorgeschaltete Webserver führt derzeit kein fortlaufendes Protokoll aller Seitenaufrufe. Betriebs- und Fehlermeldungen können technische Angaben enthalten.

Die Anwendung verwendet technisch notwendige Cookies: csrftoken schützt Formulare vor missbräuchlichen Anfragen und kann bis zu einem Jahr gespeichert bleiben; sessionid ordnet eine Sitzung zu. Das Sitzungscookie endet grundsätzlich beim Schließen des Browsers; die serverseitige Sitzung hat eine voreingestellte Lebensdauer von acht Stunden und wird bei Aktivität erneuert. Für Verwaltungszugänge gilt zusätzlich eine Inaktivitätsgrenze. Im Verwaltungs-Postfach wird außerdem die Listenposition vorübergehend im Sitzungsspeicher des Browsers gehalten.

Diese Speicherzugriffe erfolgen nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, soweit sie für die angeforderte Funktion unbedingt erforderlich sind. Personenbezogene Sicherheitsdaten werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO verarbeitet. Das Sperren notwendiger Cookies kann Formulare und Anmeldung beeinträchtigen. Die Webseite bindet derzeit keine Werbe- oder Analyse-Tracker, extern geladenen Schriftarten oder Social-Media-Widgets ein.

Bei aktivierter Besucherzusammenfassung zählt der Server Aufrufe öffentlicher Seiten als Summe je Viertelstunde. Bekannte Bots, Verwaltungs- und Kontoseiten sind ausgeschlossen. Es entstehen keine zusätzlichen Cookies, Besucherkennungen oder Profile. Der Zähler speichert nur Zeitraum und Gesamtzahl, keine IP-Adressen, Seitenadressen, Suchbegriffe oder Browserkennungen. Die Browserkennung wird nur während der Anfrage zum Bot-Filter ausgewertet. Die Summen werden nach sieben Tagen gelöscht.

3. Online-Anmeldung und Platzvergabe

Für eine Anmeldung verarbeiten wir die im Formular angegebenen Kontakt- und Organisationsdaten, insbesondere Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und Dienststelle beziehungsweise Unternehmen. Je nach Ihren Angaben kommen Anrede, Amtsbezeichnung, akademischer Grad, Abteilung, Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort und Telefonnummer hinzu. Pflichtfelder sind gekennzeichnet; Adressangaben und Telefon sind freiwillig. Ohne die erforderlichen Angaben können wir die Online-Anmeldung nicht zuordnen und abwickeln.

Gespeichert werden außerdem die gewählte Veranstaltung, Tage, Teilnahmeart (vor Ort oder online) und gegebenenfalls Workshops, der Anmelde- und Buchungsstatus, Zeitpunkte der Anfrage und E-Mail-Prüfung sowie die bei Anmeldung angezeigten Datenschutzhinweise. Die E-Mail-Adresse wird über einen Bestätigungslink geprüft. Dieser gilt 24 Stunden; erst nach Bestätigung erfolgt die Platzvergabe nach Verfügbarkeit oder die Aufnahme in eine Warteliste. Die Eingabe einer Adresse allein reserviert keinen Platz.

Zweck ist die Bearbeitung Ihres Teilnahmewunsches und die Durchführung der Veranstaltung; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Die Bestätigung, dass Sie die Datenschutzhinweise gelesen haben, ist keine Einwilligung in Werbung. Zum Schutz vor Missbrauch werden zeitweise pseudonymisierte Kennungen und Anfragezähler verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO).

4. Veranstaltungsverwaltung und Datenherkunft

Zur Organisation werden Buchungen und ihre Änderungen, Wartelisten, Korrespondenz, Tickets und Unterlagen sowie bei Teilnahme Check-in-Zeitpunkt und Anwesenheit je Veranstaltungstag verarbeitet. QR-Code und Barcode dienen der Zuordnung zum Ticket. Für Namensschilder und Teilnahmebestätigungen verwenden wir insbesondere Namen, Titel und Organisationsangaben. Namensschilder können während der Veranstaltung für andere Personen sichtbar sein. Teilnehmerlisten werden nicht auf der öffentlichen Webseite veröffentlicht.

Angaben können unmittelbar von Ihnen, aus Ihrer E-Mail, aus einer durch das Veranstaltungsteam vorgenommenen Anmeldung oder aus übermittelten Anmeldelisten stammen. Bei Buchungen über eveeno können die per E-Mail übermittelten Buchungsdaten einschließlich der eveeno-Buchungsnummer in dieses System übernommen werden. Auf vergabequadrat.de ist dazu kein eveeno-Tracking eingebunden. Für die Verarbeitung auf eveeno selbst gelten die dortigen Hinweise: eveeno.com/de/privacy.

Bei Referentinnen und Referenten können zusätzlich Fachgebiet, Vortragsthema und vereinbarte Unterlagen verarbeitet werden. Die veranstaltungsbezogene Verarbeitung beruht auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO; die Bearbeitung organisatorischer Meldungen einer Dienststelle über Dritte, die sichere Zuordnung und die Dokumentation berechtigter Ansprüche gegebenenfalls auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Berechtigte Interessen sind eine verlässliche Veranstaltungsorganisation und der Nachweis ihrer Abwicklung.

5. E-Mail-Kommunikation und Rückmeldungen

Das System verarbeitet eingehende und ausgehende E-Mails mit Absender, Empfänger, Inhalt, Anlagen und Versandstatus. Zur bestätigten Online-Buchung werden Bestätigung, Ticket und Kalenderdatei automatisch vorbereitet und versendet. Weitere organisatorische Nachrichten können Programmänderungen, Erinnerungen, Teilnahmebestätigungen oder eine Absage betreffen. Die Verarbeitung dient der Bearbeitung Ihrer Anfrage und Veranstaltungsabwicklung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO), bei allgemeinen Kontaktanfragen unserem berechtigten Interesse an ihrer Beantwortung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO).

Die Webseite ist über HTTPS verschlüsselt erreichbar. Derzeit erfolgt die Verbindung der Anwendung zum verwendeten E-Mail-Server ohne Transportverschlüsselung. Dies betrifft den organisatorischen Postfachversand; der Newsletter wird gesondert über CleverReach abgewickelt (Abschnitt 14). E-Mails sind außerdem nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Bitte übermitteln Sie auf diesem Weg keine besonders schutzbedürftigen Angaben; nutzen Sie dafür zunächst den telefonischen oder postalischen Kontakt.

Sofern für eine Veranstaltung ein Feedbackbogen angeboten wird, ist die Rückmeldung freiwillig. Antworten werden ohne Verknüpfung zu einer Buchung oder Person gespeichert; bitte nennen Sie in Freitextfeldern keine personenbezogenen Angaben. Organisatorische E-Mails enthalten keine eingebauten Öffnungs- oder Werbe-Tracking-Pixel.

6. Zugriff, Hosting und weitere Empfänger

Zugriff erhalten der Verantwortliche und die für ihre jeweilige Aufgabe berechtigten Personen des Veranstaltungsteams. Die Anwendung begrenzt Verwaltungs-, Kommunikations- und Check-in-Zugriffe über Rollen. Technische Dienstleister können im Rahmen der Bereitstellung und Wartung mit Daten in Berührung kommen.

Die Anwendung wird auf einem virtuellen Server bei der netcup GmbH, Emmy-Noether-Straße 10, 76131 Karlsruhe, betrieben; der für diese Installation ausgewiesene Serverstandort ist Nürnberg, Deutschland. E-Mail-Kommunikation erfolgt über das Postfach beschaffertagung@hsbund-fbbwv.de und die beteiligten E-Mail-Dienste. Je nach Ihrem E-Mail-Anbieter können Daten dabei auch außerhalb der EU beziehungsweise des EWR verarbeitet werden. Der Anwendungsserver nutzt keine eingebundenen Werbe- oder Analysedienste zur Übermittlung von Teilnehmerdaten in Drittländer.

Weitere Übermittlungen erfolgen, soweit sie zur von Ihnen gewünschten Veranstaltungsabwicklung erforderlich sind oder eine gesetzliche Verpflichtung besteht. Eine Veröffentlichung Ihrer Kontaktdaten oder eine Weitergabe für fremde Werbung ist nicht Bestandteil der hier beschriebenen Verarbeitung.

Der Telegram-Bot meldet dem Verantwortlichen Vorgänge, Summen, Veranstaltungen, Betriebszustände und Verwaltungslinks. Nur sein verknüpfter privater Administrator-Chat kann Personen suchen: maximal fünf Treffer mit Namen, Dienststelle, Abteilung, Rolle, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift und geschütztem Link. Interne Notizen, Zugangscodes und Unterlagen werden nicht übermittelt. Suchtexte werden hier nicht gespeichert. Suchantworten warten verschlüsselt auf den Versand; sie werden nach dem abschließenden Versuch oder Ablauf der fünfminütigen Versandfrist bereinigt. Andere Berichte und Versandnachweise werden nach 30 Tagen entfernt. Besucherberichte enthalten nur Zeitraum und Aufrufsumme; Besucherbrowser verbinden sich nicht mit Telegram. Chat-Kennung und verschlüsselter Bot-Schlüssel bleiben bis zum Entfernen der Verbindung gespeichert. Nachrichten bleiben bis zur Löschung im Telegram-Chat.

7. Speicherdauer und Löschung

Die Speicherdauer richtet sich nach dem Zweck der Daten: Bei unbestätigten Anmeldungen ist dies die E-Mail-Prüfung; bei Buchungen, Kommunikation und Teilnahmeunterlagen die Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung sowie die Bearbeitung noch offener Rückfragen oder Ansprüche. Nicht bestätigte Anfragen verfallen nach 24 Stunden und werden regulär sieben Tage ab Eingang der Anfrage bereinigt, soweit keine begründete Aufbewahrungssperre entgegensteht. Pseudonymisierte Zähler öffentlicher Anmeldeversuche werden im laufenden Bereinigungsdienst nach einer Stunde entfernt.

Für bereits übernommene Personen- und Buchungsdaten gibt es keine pauschale automatische Löschung unmittelbar nach der Veranstaltung. Ihre weitere Erforderlichkeit ist anhand der noch bestehenden Veranstaltungsbezüge und Nachweiszwecke zu prüfen. Daten sind zu löschen, sobald diese Zwecke entfallen, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder ein konkret erforderlicher Nachweis zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Ansprüchen entgegensteht. Eine solche weitere Speicherung wird auf den jeweiligen Zweck beschränkt.

Sicherungskopien und das E-Mail-Postfach werden gesondert berücksichtigt: Eine Löschung in der Anwendung beseitigt nicht automatisch Kopien im E-Mail-Server oder ältere Sicherungen. Bei Löschanliegen werden daher auch diese Speicherorte und vorhandene Exporte einbezogen. Aufbewahrungsgründe und die für Ihren Vorgang maßgebliche Dauer können Sie beim Verantwortlichen erfragen.

8. Ihre Rechte

Sie können unter den gesetzlichen Voraussetzungen Auskunft über Ihre Daten, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit verlangen (Art. 15 bis 20 DSGVO). Soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die bisherige Rechtmäßigkeit bleibt unberührt.

Widerspruch: Soweit wir Daten nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen (Art. 21 DSGVO). Bitte wenden Sie sich dazu an beschaffertagung@hsbund-fbbwv.de oder an die oben genannte Postanschrift. Zur Bearbeitung kann ein angemessener Identitätsnachweis erforderlich sein.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere an Ihrem Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder am Ort des vermuteten Verstoßes. Für private Verantwortliche in Baden-Württemberg ist dies der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Postfach 10 29 32, 70025 Stuttgart. Informationen und Beschwerdemöglichkeit: www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/beschwerde/.

9. Automatische Verarbeitung

Freie Plätze, Wartelisten und der Unterlagenversand werden nach den festgelegten Veranstaltungsregeln automatisch verarbeitet. Es findet keine Bewertung persönlicher Eigenschaften für Werbeprofile statt. Bei Fragen zur Zuordnung oder zum Buchungsstatus können Sie eine Überprüfung durch das Veranstaltungsteam verlangen.

10. Online- und Hybridveranstaltungen mit BigBlueButton

Bei entsprechend gekennzeichneten Veranstaltungen ist eine Online-Teilnahme über BigBlueButton auf der Aus- und Fortbildungsplattform der Bundeswehr (AuF) vorgesehen. Bei Hybridveranstaltungen wählen Sie bei der Buchung zwischen Teilnahme vor Ort und Online-Teilnahme. Die Buchungsverwaltung auf vergabequadrat.de bleibt in der Verantwortung der unter Abschnitt 1 genannten Person.

Bestätigte Online-Teilnehmer erhalten einen persönlichen Link, über den freigegebene Raumzugänge und gegebenenfalls Zugangscodes angezeigt werden. Diese Angaben werden nicht auf der öffentlichen Veranstaltungsseite veröffentlicht. Die Anwendung stellt keine automatische Verbindung zur BigBlueButton-Verwaltung her und überträgt keine Teilnehmerliste über eine Programmierschnittstelle. Erst wenn Sie den Raumlink öffnen, verbindet sich Ihr Browser mit dem jeweiligen Konferenzangebot.

Bei Nutzung des Konferenzangebots können insbesondere der angegebene Anzeigename, technische Verbindungsdaten und die von Ihnen aktivierten Beiträge verarbeitet werden, etwa Mikrofon, Kamera, Chat oder Bildschirmfreigabe. Andere Personen im Raum können freigegebene Beiträge wahrnehmen. Welche Funktionen, Zugangsbedingungen und Aufbewahrungsfristen im jeweiligen Konferenzangebot gelten, richtet sich nach dessen Bereitstellung und Datenschutzhinweisen. Diese Anwendung startet keine Aufzeichnung und importiert keine Aufnahmen.

Das AuF-Portal nennt als Verantwortlichen für die Plattform den Kommandeur des Ausbildungszentrums CIR, General-Fellgiebel-Kaserne, Maxhofstraße 1, 82343 Pöcking. Angaben zum Plattformbetrieb und zum Datenschutz finden Sie unter portal.auf.bundeswehr.de/offen/ sowie portal.auf.bundeswehr.de/datenschutzerklaerung/. Bitte beachten Sie auch die im konkreten Konferenzraum angezeigten Informationen.

Die Veranstaltungsmoderation kann die tatsächliche Teilnahme je Tag in vergabequadrat.de bestätigen oder eine geprüfte Anwesenheitsliste übernehmen. Gespeichert werden die Zuordnung zur Buchung, der Anwesenheitszeitpunkt, die erfassende Person und der dokumentierte Nachweis. Das Öffnen eines Raumlinks allein wird nicht als Anwesenheit gewertet. Die Verwaltung von Onlinebuchung, Zugang und Teilnahmenachweis dient der vereinbarten Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO). Für die Speicherung und Ihre Rechte gelten die Abschnitte 7 und 8.

11. Freiwilliges Veranstaltungskonto

Sie können freiwillig ein Veranstaltungskonto einrichten, auch nach einer Buchung. Dafür verarbeiten wir Ihre bestätigte E-Mail-Adresse, Namen, Kontostatus, Zuordnung zum Personenstamm und Zeitpunkte von Einrichtung, Anmeldung und Kenntnisnahme dieser Hinweise. Eine Buchung ist auch ohne Konto möglich.

Zur Anmeldung erhalten Sie einen achtstelligen Einmalcode per E-Mail. Er gilt zehn Minuten und wird nach Verwendung oder fünf Fehleingaben unbrauchbar. Die Sitzung endet spätestens nach zwei Stunden oder 30 Minuten ohne Aktivität. Technisch notwendige Sitzungscookies werden verwendet; ein Kontopasswort wird nicht gespeichert. Die Codeanforderung ist an den Browser gebunden, in dem sie gestartet wurde.

Bestehende Buchungen werden bei eindeutiger Übereinstimmung von bestätigter E-Mail-Adresse und Namen zugeordnet. Es wird dafür kein zusätzlicher Teilnehmerdatensatz angelegt. Gemeinsame Postfächer, abweichende Angaben oder bereits anderweitig zugeordnete Personen erfordern eine Prüfung durch die Verwaltung. Verwenden Sie nach Möglichkeit Ihre persönliche E-Mail-Adresse. Personen mit Zugriff auf Ihr E-Mail-Postfach können grundsätzlich auch Anmeldecodes empfangen.

Im Kontobereich sehen Sie Ihre eigene Buchungshistorie, Tickets, Kalenderdateien, Programme und freigegebene Onlinezugänge. Weitere Veranstaltungen können Sie mit den bestehenden Kontodaten buchen. Sie können persönliche Angaben berichtigen, eigene Buchungen innerhalb der Fristen und Kapazitäten ändern oder stornieren und Platzangebote bearbeiten. Änderungen werden im vorhandenen Personenstamm übernommen, der zuständigen Verwaltung angezeigt und per E-Mail bestätigt. Aktuelle Ticketunterlagen werden automatisch zugesandt. Nach Veranstaltungsende wird bei dokumentierter Teilnahme das Teilnahmezertifikat im Konto bereitgestellt, unabhängig vom E-Mail-Versand. Bereits ausgestellte Nachweise bleiben erhalten; bei zurückgenommener Anwesenheit ist kein Zertifikat abrufbar. Der Zugang gewährt keine Verwaltungsrechte.

Eine neue E-Mail-Adresse wird erst nach Bestätigung durch einen Einmalcode an diese Adresse übernommen. Die bisherige Adresse erhält einen Sicherheitshinweis. Andere Kontositzungen, frühere persönliche Ticketzugänge und Verwaltungslinks zur Buchung werden ungültig. Adressen, die bereits einem anderen Konto oder Personenstamm zugeordnet sind, erfordern eine Klärung durch die Verwaltung. Konto- und Buchungsänderungen, Zuordnungen und Dokumentabrufe werden zum Schutz vor unberechtigten Zugriffen protokolliert.

Die Bereitstellung des von Ihnen gewünschten Kontos und seiner Buchungsübersicht dient der vereinbarten Nutzung des Veranstaltungsservices (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO). Die Begrenzung von Anmeldeversuchen und Sicherheitsprotokollierung dienen unserem berechtigten Interesse am Schutz der Konten und Daten vor Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO).

Verbrauchte oder abgelaufene Codes werden aus dem Versandauftrag entfernt. Codeanforderungen, zugehörige Versandprotokolle und nicht vervollständigte Konten werden nach sieben Tagen bereinigt; pseudonymisierte Versuchszähler nach einer Stunde. Eingerichtete Konten bleiben für die veranstaltungsübergreifende Nutzung bestehen. Unter „Konto und Datenschutz“ können Sie Kontoschließung und Datenauskunft anfordern. Gespeichert werden Anliegen, Bearbeitungsstatus, Zeitpunkte und Rückmeldung; die Administration bearbeitet die Anfrage und informiert Sie per E-Mail. Die Kontoschließung sperrt den Zugang und beendet Sitzungen. Sie storniert keine Buchungen und löscht nicht automatisch alle Teilnehmerdaten. Für Aufbewahrung und Ihre Rechte gelten die Abschnitte 7 und 8. Kontakt: beschaffertagung@hsbund-fbbwv.de.

12. Sicherheit der Passkey-Anmeldung

Alternativ können Sie nach einer bestätigten Anmeldung freiwillig Passkeys einrichten und selbst entfernen. Gespeichert werden die öffentliche Schlüsselkennung, der öffentliche Schlüssel, ein von Ihnen gewählter Gerätename, technische Verwendungszähler sowie Zeitpunkte der Einrichtung und letzten Verwendung. Private Schlüssel und biometrische Merkmale wie Fingerabdruck oder Gesichtsdaten erhält Vergabequadrat nicht. Die Gerätefreigabe erfolgt durch Ihr Gerät oder Ihren gewählten Passkey-Anbieter. Bei synchronisierten Passkeys gelten zusätzlich die Bedingungen dieses Anbieters. Die Anmeldung per E-Mail bleibt möglich.

Passkey-Prüfanfragen gelten fünf Minuten, können nur einmal verwendet werden und sind an den Browser gebunden. Abgelaufene Prüfanfragen werden automatisch bereinigt. Entfernte Passkeys werden aus dem System gelöscht; bei abgeschlossener Kontoschließung werden alle Passkeys entfernt. Das Hinzufügen und Entfernen wird im Sicherheitsprotokoll dokumentiert. Passkeys ermöglichen ausschließlich den Zugang zu Ihrem Veranstaltungskonto, nicht zur Verwaltung.

13. Kostenpflichtige Veranstaltungen und Abrechnung

Nur ausdrücklich als kostenpflichtig gekennzeichnete Veranstaltungen verwenden gestaffelte Teilnahmegebühren. Dafür werden zusätzlich Ihre angegebene Zugehörigkeit, der gewählte Tarif, Ihre Beauftragung, die Rechnungsanschrift, gegebenenfalls Leitweg-ID und Bestellzeichen sowie Rechnungs- und Zahlungsdaten verarbeitet. Für entgeltliche Buchungen ist eine vollständige Rechnungsanschrift erforderlich. Kostenfreie und ermäßigte Tarife werden vor der Platzbestätigung durch die Verwaltung geprüft. Eine Preisänderung erfolgt nicht ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung.

Diese Angaben dienen der Vertragsabwicklung und der Bearbeitung von Zahlungen und Erstattungen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO). Die gesetzlich erforderliche Rechnungsstellung und Aufbewahrung erfolgen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO in Verbindung mit den einschlägigen steuerrechtlichen Pflichten. Rechnungsaussteller, Endpreis und Buchungsbedingungen werden bei der jeweiligen Anmeldung angezeigt.

Rechnungen und Stornorechnungen werden als PDF und strukturierte XML-Datei an die für die Buchung hinterlegte E-Mail-Adresse versandt. Im geschützten Veranstaltungskonto können Sie Ihre Belege ebenfalls abrufen. Die Verwaltung dokumentiert tatsächlich erfolgte Zahlungseingänge und Erstattungen. Das Programm führt keine Banküberweisungen aus und verarbeitet derzeit keine Kreditkartendaten. Im Rahmen einer Überweisung verarbeitet auch das jeweilige Kreditinstitut Zahlungsdaten nach seinen eigenen Datenschutzhinweisen.

Rechnungen werden grundsätzlich acht Jahre ab dem Ende des Ausstellungsjahres aufbewahrt (§ 14b UStG); gesetzliche Verlängerungen bleiben vorbehalten. Während bestehender Aufbewahrungspflichten bleiben die erforderlichen Rechnungs- und Buchungsbezüge erhalten, auch bei Schließung eines Veranstaltungskontos. Nach Ablauf der einschlägigen Fristen prüft die Administration die Löschung gesondert. Zugriff erhalten nur die berechtigten Verwaltungsmitarbeiter sowie Sie selbst auf Ihre eigenen Belege.

15. Benachrichtigung zum Anmeldestart

Sie können für eine veröffentlichte Veranstaltung mit noch geschlossener Online-Anmeldung freiwillig eine einmalige E-Mail zum Anmeldestart anfordern. Dafür werden Ihre E-Mail-Adresse, die ausgewählte Veranstaltung, der Einwilligungstext, die Zeitpunkte von Anfrage, Bestätigung und gegebenenfalls Widerruf sowie der Versandstatus gespeichert. Dies erzeugt weder eine Veranstaltungsbuchung noch ein Teilnehmerkonto oder Newsletter-Abonnement.

Erst nach ausdrücklicher Bestätigung des per E-Mail versandten Links wird der Wunsch aktiviert. Der Bestätigungslink gilt 24 Stunden. Sobald die Veranstaltung tatsächlich online buchbar ist, wird einmalig der Anmeldelink über den bestehenden E-Mail-Dienst versandt. Die Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Sie können diese jederzeit für die Zukunft über den Abmeldelink in der E-Mail oder über den Kontakt in Abschnitt 1 widerrufen. Der vorherige Versand bleibt rechtmäßig.

Unbestätigte Anfragen werden spätestens beim nächsten automatischen Bereinigungslauf sieben Tage nach Ablauf des Bestätigungslinks entfernt. Bestätigte Wünsche werden 30 Tage nach Versand, Widerruf oder Veranstaltungsende bereinigt, je nachdem, welcher Anlass zuerst eintritt. Die E-Mail-Adresse und Linkinhalte werden dabei auch aus den zugehörigen Nachrichten im internen Versandarchiv entfernt. Technische Nachweise ohne Empfängeradresse oder Nachrichteninhalt können erhalten bleiben. Für die Zustellung notwendige Verarbeitungen beim E-Mail-Anbieter richten sich ergänzend nach Abschnitt 5.

16. Tagesprogramm, Wissensquiz und Technikcheck

Die freiwillige Merkliste im interaktiven Tagesprogramm speichert ausschließlich die Kennungen der von Ihnen gewählten veröffentlichten Programmpunkte im lokalen Speicher Ihres Browsers. Sie wird nicht an die Verwaltung übermittelt, nicht mit Ihrem Teilnehmerkonto synchronisiert und ersetzt keine Workshopbuchung. Sie können die Auswahl mit „Merkliste leeren“ oder über die Website-Daten Ihres Browsers löschen. Die Speicherung dient der von Ihnen angeforderten Merkfunktion (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; soweit personenbezogen, Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO).

Das Vergabe-Wissensquiz wertet Antworten nur im geöffneten Browserfenster aus. Antworten und Ergebnisse werden nicht hochgeladen und nicht dauerhaft gespeichert.

Der Technikcheck greift erst nach Ihrem Start und der Freigabe im Browser auf Kamera oder Mikrofon zu. Bild und Ton werden ausschließlich lokal als Vorschau beziehungsweise Pegel ausgewertet, nicht aufgezeichnet und nicht hochgeladen. Mit den Stopp-Schaltflächen, beim Wechsel in einen anderen Tab oder beim Verlassen der Seite werden die aktiven Gerätetests beendet. Eine zuvor erteilte Geräteberechtigung können Sie außerdem in Ihrem Browser widerrufen. Die freiwillige lokale Nutzung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO). Der Test baut keine Verbindung zum BigBlueButton-Veranstaltungsraum auf; hierfür gelten die Hinweise zu Onlineveranstaltungen.